La firma de contratos online aporta multiples ventajas a la empresas. Pero áun genera algunos interrogantes en los entornos en los que aún no se ha utilizado nunca. En este post despejaremos las dudas para saber con exactitud en qué consiste, cómo implementarla y su validez legal.
Todo ello es de gran utilidad para los Departamentos de Recursos Humanos.
Una firma de contratos online puede realizarse desde cualquier lugar y fácilmente desde un móvil, en muchas ocasiones no es necesario ni el ordenador, pero siempre la empresa debe de haber contado con un software que le provea de esta solución.
Aunque en un primer momento todo cambio asusta, este no pasá por un proceso grande de adaptación y sin embago las ventajas son multiples: Ahorro de tiempo, de espacio y sin impacto ambiental.
Firmar online documentos- Todo son ventajas
El proceso de firma electrónica es rápido y sencillo, facilitando la gestión de trámites con la Seguridad Social y permitiendo a los empleados firmar desde cualquier ubicación, sin necesidad de desplazarse a la oficina.
La utilización de un software especializado simplifica este procedimiento, mejorando la administración de diversos documentos y optimizando la experiencia de los candidatos durante su incorporación.
Los contratos digitales tienen la misma validez legal que los firmados a mano. Según el artículo 23 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información, los contratos electrónicos son igualmente válidos. Este respaldo legal ofrece tranquilidad y seguridad tanto a empresas como a empleados.
Y por último aunque no menos importante, hay que tener en cuenta que al eliminar la necesidad de imprimir contratos, se reduce considerablemente el consumo de papel y tinta, lo cual es de gran valor para el medioambiente y también de forma directa para la empresa.
Tipos de firma electrónica
.No todas las firmas electrónicas son iguales. Existen tres tipos de firma según el Reglamento eIDAS:
1.Firma electrónica simple o básica
Esta es la que aporta menor seguridad. No es tan recomendable en el uso de firma de contratos ya que no permite la identificación del firmante y su identidad no queda certificada de manera alguna.
2.Firma electrónica avanzada
En este tipo de firma la seguridad ya aumenta, ya que es posible la identificación del firmante y esta firma ya está vinculada a este usuario de forma exclusiva.
3.Firma electrónica cualificada
Esta es la firma que cumple con el Reglamento de la Unión Europea: (UE) N° 910/2014. A lo que ya aporta la firma electrónica avanzada, este suma el requisito de necesitar una certificado electrónico cualificado. Es la firma utilizada en todos los trámites con la administración.
Implementación de la Firma Electrónica de Contratos
Aunque es un proceso sencillo, implementar la firma de contratos online requiere seguir una serie de pasos:
1.Definir Requisitos y Objetivos: Establecer los objetivos específicos de la implementación y los tipos de contratos a firmar electrónicamente.
2.Seleccionar un Proveedor de Firma Electrónica: Elegir un proveedor confiable que ofrezca una solución segura y con posibilidades escalables y compatibles con las necesidades de la empresa. Será ideal además que el proveedor ofrezca un soporte técnico accesible. En Confirma nuestra disponibilidad y adaptación al cliente nos hace diferentes.
3.Integrar la Solución de Firma Electrónica: Integrar la solución con los sistemas de gestión documental y de Recursos Humanos existentes para un flujo de trabajo eficiente.
4.Capacitar a los Empleados: Proporcionar una sencilla capacitación sobre el uso de la solución de firma electrónica.
Un punto clave: La elección del Software
Una vez que el departamento de Recursos Humanos quiere dar el paso hacía la digitalización, una de las decisiones importantes es la elección de proveedores de herramientas que permitan gestionar de forma electrónica lo que hasta ahora se había quedado en el plano análogico.
Esos proveedores deben ser empresas que cuenten con un soporte técnico accesible y que en caso de necesidad de conexión con los CRMs que ya existen, o existirán en un futuro, en la empresa, lo puedan hacer sin problema gracias a su disponibilidad.
Es esencial también contar desde el principio con un servicio que aporte las mayores garantías tanto legales como de seguridad. De no ser así, nos podemos encontrar con que el nivel de seguridad que hemos escogido deja de ser suficiente en un futuro y nos obligua a cambios y gestiones que solo pueden complicar las cosas y causar trastornos en el Departamento.
En Confirma adaptamos el proceso de firma al nivel de riesgo de la operación, pudiendo utilizar firmas electrónicas simples o avazadas según su necesidad.
Confirma, es un software desarrollado por BTP ONETec, prestadores de servicios electrónicos de confianza cualificados y estamos certificados en el servicio de Sellado de Tiempo (TSA) según en el reglamento eIDAS.
Si te has quedado con alguna duda y/o quieres ver una demo de nuestro servicio, puedes contactarnos a través del cajetín de la parte inferior.
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